国际交流与合作处/国际教育学院外事接待工作规范

为加强本部门外事工作的规范化、科学化管理，更好地为学校国际化建设目标服务，根据国家和湖北省有关规定精神，结合部门工作实际情况，特制定本规定。

一、前期准备

1.确定来访人员人数、姓名、性别、职务、来访目的及停留时间等（必要时为其出具邀请函）；将相关来访人员信息报送国际交流与合作处和保卫处备案；

2.根据来访人员情况确定接待单位参加接待人员并报国际交流与合作处分管负责人；有校级领导主持接待会谈的，需提前向国际交流与合作处递交接待日程。

二、住宿安排与接站

1.根据来访人员要求协助预订酒店，需确认房间类别、抵达和离店时间、是否吸烟、是否需要早餐等；

2.根据来访人员及行李情况预订车辆，并根据客人姓名准备接机/站牌，确认来访人员抵达的航班车次和准确时间，安排接机/站；

三、会谈

1.确认参加会谈领导；

2.联系宣传部门摄影录像，提醒与会人员参会并着正装；

3.制作与会人员席签、中英文议程安排；

4.查阅来访人员所在学校或机构基本情况，制定会谈提纲供领导参阅；

5.如签署协议，则另外准备中外文协议书、协议夹、签字笔等；

6.准备学校画册、礼品、电脑、PPT、欢迎屏等。

7.提前到会议室准备，摆放席签、议程，连接电脑和投影等设备。

四、宴请

1.确认参加宴请的学校领导及有关负责人，核清人数；

2.预定宴请时间、地点等，根据客人需要确认饮食禁忌；

3.注意宴请的经费标准，不得超标；

4.宴请前半小时检查菜品和酒水准备情况。

五、参观

1.根据来访人员的具体情况，确定校内参观路线，通知各参观点联系人；

2.如果是文化游览，需确定市内参观景点及陪同人员；

3.订车，并确定用车计划。

六、送站

1.根据来访人员要求预购机票、火车票；

2.订车送机/站。

七、总结和宣传

1.将来访人员团组情况进行登记，并记录送出和接收礼品信息;

2.撰写校级来访人员团组接待报道，经部门负责人审核后发相关部门宣办。

八、对接待人员的要求